作(zuo)為一個創始人、初(chu)創公(gong)司(si)顧問(wen)和風險投(tou)資人，BillTrenchard曾幫幾十個創業公(gong)司(si)落地，通過(guo)高(gao)增長贏得競爭(zheng)。他目前是FirstRoundCapital合伙人。在(zai)這(zhe)篇文章(zhang)中，他向創業者和投(tou)資人總結(jie)了(le)自(zi)己是如何管理時(shi)間的。
首當其(qi)沖，學(xue)會學(xue)"不(bu)"
這一點非常重要(yao)。因為隨(sui)著公司壯大，你(ni)要(yao)處理的事(shi)也越來越多。你(ni)身邊會冒出無數人，通過LinkedIn、電子郵件之(zhi)類約(yue)你(ni)見(jian)面，請你(ni)幫忙，甚至(zhi)會冒出一位你(ni)20年(nian)都沒見(jian)過的兒時(shi)伙伴，請你(ni)將你(ni)Facebook上那些有影響力的朋友(you)介(jie)紹給他。這時(shi)，你(ni)要(yao)說"不"。
學"不"當然(ran)很難，因為你有顆感恩的(de)心，你想回報，你覺(jue)得很多人幫過你，你也應該這樣。但是你得有條底線，同時還要學會一(yi)些容易說"不"的(de)技(ji)巧(qiao)。
試試下面(mian)這個(ge)"拒絕模板"，它適用大多(duo)數(shu)情況。我(wo)(wo)第一次(ci)從(cong)一位(wei)企業家(jia)兼投資人那里聽(ting)到這個(ge)東西，它幫我(wo)(wo)節約(yue)了無數(shu)時(shi)間，并減(jian)輕我(wo)(wo)的焦慮。舉個(ge)例子：
"HiBill，很開心收(shou)到你消息(xi)，愿你一切都好。目前我(wo)公司(si)剛剛起步，發展還不(bu)錯，但面對遠期目標，我(wo)仍有很大壓(ya)力。我(wo)會參與一些圈內社交，但近期我(wo)可(ke)能不(bu)太方(fang)便。祝好！--Josh"
用這(zhe)個方式，對那(nei)些你(ni)不(bu)想浪費時間精力(li)的事(shi)做統一回復。你(ni)要(yao)用誠懇態度(du)告(gao)訴對方目前你(ni)實際狀(zhuang)況，不(bu)要(yao)把事(shi)情搞得模(mo)棱(leng)兩(liang)可。
而有自(zi)己"拒絕(jue)模板"后，你(ni)(ni)可以對(dui)任何(he)推銷人(ren)士說(shuo)"不(bu)"。在不(bu)需(xu)要融資時(shi)，對(dui)那些投資邀約說(shuo)"不(bu)"；投資人(ren)介紹各種(zhong)各樣的人(ren)給(gei)你(ni)(ni)，你(ni)(ni)也不(bu)必跟每(mei)個(ge)人(ren)都見(jian)面(mian)；董事會成員任意提出請求，你(ni)(ni)也不(bu)必每(mei)個(ge)都點(dian)頭答應(ying)。包括LinkedIn上信息、長久失聯(lian)的朋友要求見(jian)面(mian)等(deng)等(deng)諸如此類(lei)，立刻為每(mei)個(ge)此類(lei)事情寫(xie)個(ge)拒絕(jue)模板。
第二步：做(zuo)"電(dian)郵達(da)人"
我特別(bie)向(xiang)那(nei)些(xie)還(huan)沒用過SaneBox的(de)人介(jie)紹這個軟件(jian)。我很(hen)愛用，因(yin)為它簡(jian)單，幫(bang)我節省很(hen)多時間。它就有(you)點像谷歌(ge)優先(xian)項(xiang)郵(you)箱(xiang)，設立一個群(qun)發郵(you)件(jian)文(wen)件(jian)夾，把所有(you)群(qun)發郵(you)件(jian)從收件(jian)箱(xiang)分出，所有(you)你不想親自查閱的(de)郵(you)件(jian)，你永遠都看(kan)不見。
我認識的許多CEO，在清空收件(jian)箱方面都(dou)是高手。想(xiang)想(xiang)郵局如何分信(xin)：會把(ba)信(xin)拿起來左看右看，然后(hou)來來回回斟酌每一封嗎？這種做法真讓人崩潰(kui)，但恰(qia)恰(qia)是大多數(shu)人處(chu)理(li)郵件(jian)的方式。我觀察到"電郵忍(ren)者"們通(tong)常用(yong)三種方法處(chu)理(li)：
全(quan)天(tian)候。一直(zhi)開著收件箱，郵件收到(dao)就立刻處理。但(dan)即使你極具責任心，對(dui)需要深思熟慮(lv)的郵件，這種方式(shi)可能也有(you)點草率。第二(er)種，批處理。一天(tian)集中處理2到(dao)4次。第三種，找助理。找個(ge)全(quan)天(tian)候或虛擬(ni)助理幫你分類郵件，標記那些需要你親自回復、重(zhong)要的郵件。
如果(guo)你(ni)沒助理(li)(li)，我建(jian)議第二種方法，它讓你(ni)處(chu)理(li)(li)郵件(jian)時(shi)集中精力，省出時(shi)間專注其(qi)它工作，同時(shi)處(chu)理(li)(li)多任務(wu)結(jie)果(guo)就是(shi)常(chang)常(chang)每件(jian)事都做不好。提升效率(lv)的(de)其(qi)它辦法還有:裝些如Asana類(lei)任務(wu)管理(li)(li)插件(jian)，可以迅速將(jiang)你(ni)Email移入移出任務(wu)管理(li)(li)器。
其它(ta)經驗(yan)：如(ru)果(guo)(guo)一封(feng)(feng)郵(you)件你(ni)可(ke)以2分(fen)鐘內(nei)處理，那就立刻處理掉它(ta)，如(ru)果(guo)(guo)時(shi)間需要超(chao)過(guo)2分(fen)鐘，就把(ba)(ba)它(ta)移(yi)到(dao)任(ren)務管理器。這樣(yang)做，你(ni)可(ke)以學會分(fen)辨(bian)每(mei)個郵(you)件輕(qing)重緩(huan)急，看郵(you)件也不(bu)會占用(yong)大把(ba)(ba)時(shi)間。最后，可(ke)能也是最有效辦(ban)法(fa)：用(yong)TextExpander或其他"快速輸入神(shen)器"，將常(chang)用(yong)內(nei)容設置成簡短字(zi)符，輕(qing)敲幾下就寫完一封(feng)(feng)郵(you)件。
第三步：保持精力
過去，我們平均(jun)每天走路12英里，現(xian)在我們天天坐著。但久坐不動危害堪比(bi)吸煙(yan)。科(ke)技工(gong)作者(zhe)每天平均(jun)坐9.3小(xiao)時，比(bi)睡覺都長，但是生命在于運動，下面有(you)三(san)個(ge)放松小(xiao)技巧(qiao)：
7分鐘鍛煉法。《紐約時報》曾報過(guo)這(zhe)(zhe)個(ge)方(fang)(fang)法，在7分鐘里做12個(ge)動作(zuo)，這(zhe)(zhe)種方(fang)(fang)法科(ke)學且有用；第二，步行會議。幾(ji)乎所有人都會有一對(dui)一會議，可以(yi)用散(san)步替(ti)代坐在辦公(gong)司(si)或(huo)咖(ka)啡館；第三，使用站立式辦公(gong)桌。現(xian)在許多(duo)公(gong)司(si)都批準這(zhe)(zhe)類請求，它(ta)(ta)已被證實可以(yi)有效降(jiang)低心臟病和癌癥(zheng)，并(bing)可以(yi)提高(gao)士(shi)氣保(bao)持(chi)頭腦清醒。如果你公(gong)司(si)允許移動辦公(gong)，試(shi)試(shi)它(ta)(ta)。
保持健(jian)康不(bu)光指身體健(jian)康，更包(bao)括心理健(jian)康。我(wo)們都知道(dao)睡眠(mian)(mian)規律，知道(dao)深度睡眠(mian)(mian)和REM周期的重要(yao)性，但常(chang)常(chang)忽略個(ge)(ge)人(ren)每天睡眠(mian)(mian)規律，要(yao)利用好每個(ge)(ge)人(ren)的"上升周期"，你應該(gai)像(xiang)個(ge)(ge)運(yun)動員一(yi)(yi)樣(yang)建立一(yi)(yi)套自己(ji)的計劃表，把全(quan)天最(zui)有效(xiao)率(lv)的一(yi)(yi)兩個(ge)(ge)小時，花(hua)在你認(ren)為(wei)最(zui)重要(yao)的三件事(shi)上。
典型(xing)CEO通常把上(shang)(shang)午時間花(hua)在最(zui)需(xu)創新的事(shi)上(shang)(shang)。調查表明：實際上(shang)(shang)大多數人也是(shi)上(shang)(shang)午最(zui)具創新意識；而處(chu)理郵件、站立會議則(ze)被排(pai)(pai)后(hou)，然后(hou)每天最(zui)后(hou)時間，還是(shi)安排(pai)(pai)處(chu)理郵件。
注意，每兩件事中都該(gai)有休(xiu)(xiu)息時間(jian)，以(yi)便你做(zuo)每件事時可以(yi)專注。另外非常重要：當你休(xiu)(xiu)息時，你就真(zhen)的是(shi)在休(xiu)(xiu)息，比(bi)如(ru)找個人聊(liao)天，聽(ting)(ting)聽(ting)(ting)音樂放(fang)松，做(zuo)點(dian)跟工作(zuo)無(wu)關(guan)的事。
第四步：制(zhi)作"執行(xing)手冊(ce)"
每件你(ni)(ni)做(zuo)過超過三(san)次以(yi)(yi)上(shang)的事，把它詳細過程記(ji)錄下(xia)來，然后制作成一(yi)本(ben)你(ni)(ni)可以(yi)(yi)移交給其(qi)(qi)他(ta)(ta)人(ren)的執(zhi)行手冊，這樣其(qi)(qi)他(ta)(ta)人(ren)就可以(yi)(yi)按你(ni)(ni)想(xiang)法執(zhi)行。盡量制作詳細、不要讓他(ta)(ta)人(ren)拿著它一(yi)而再、再而三(san)問你(ni)(ni)下(xia)一(yi)步該(gai)怎么做(zuo)，或是下(xia)一(yi)步負責人(ren)該(gai)找(zhao)誰。
這其實也(ye)是Uber迅速(su)擴張的(de)原因。Uber在(zai)美國70個城市迅速(su)發展并(bing)(bing)占領市場，他(ta)如何做到的(de)？使用執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)手(shou)冊(ce)！在(zai)每(mei)個城市擴張時，他(ta)們都有每(mei)個城市單獨的(de)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)手(shou)冊(ce)，每(mei)個不同城市做小范圍(wei)差別調整(zheng)(zheng)。每(mei)擴張一個城市，他(ta)們都實踐(jian)、檢驗并(bing)(bing)記錄到執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)手(shou)冊(ce)。現在(zai)，他(ta)們只(zhi)需按這份完整(zheng)(zheng)的(de)手(shou)冊(ce)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)，就像一把"萬能鑰(yao)匙"。
熱衷創新(xin)的(de)人都愛記錄，但對(dui)初創公(gong)司，僅(jin)僅(jin)記錄不夠，我所(suo)見過發(fa)展最成功的(de)創業公(gong)司，都是(shi)早早就(jiu)系統化(hua)自己日常行為(wei)和核心產(chan)品，讓(rang)他們(men)在發(fa)展中成為(wei)一(yi)種習慣。
第五步：從(cong)外部會議獲(huo)益
你(ni)(ni)(ni)花了(le)多少時(shi)間(jian)去(qu)見(jian)那些(xie)對你(ni)(ni)(ni)企業(ye)很重要(yao)(yao)的(de)人(ren)，卻沒辦(ban)法增進你(ni)(ni)(ni)們(men)之間(jian)關系？這些(xie)人(ren)，可能(neng)是生意(yi)發展伙伴或是一位(wei)客(ke)戶。為打破(po)這種僵局(ju)，您需要(yao)(yao)了(le)解他(ta)們(men)的(de)專業(ye)挑(tiao)(tiao)戰(zhan)。如果你(ni)(ni)(ni)不(bu)知道，就(jiu)去(qu)問。假設你(ni)(ni)(ni)在一個B2B環境，你(ni)(ni)(ni)客(ke)戶的(de)客(ke)戶要(yao)(yao)求是什(shen)么？你(ni)(ni)(ni)又能(neng)幫他(ta)做點什(shen)么？我們(men)中有多少人(ren)可以列出：我們(men)客(ke)戶要(yao)(yao)面對的(de)專業(ye)挑(tiao)(tiao)戰(zhan)的(de)前三位(wei)？
所以(yi)(yi)要(yao)(yao)真正(zheng)從各類見面中有所得，你(ni)就(jiu)必須在私人(ren)和專(zhuan)業間搭(da)一(yi)座(zuo)橋。它沒必要(yao)(yao)深奧(ao)，簡單得甚至可以(yi)(yi)是(shi)問問他們接下來(lai)的假期準備去哪里旅(lv)行。當他們回答這些(xie)問題時，你(ni)要(yao)(yao)記錄(lu)一(yi)下，也就(jiu)是(shi)說：你(ni)要(yao)(yao)創造機會在會議之外深入了解這個人(ren)。如果談到(dao)單車(che)(che)騎(qi)行，你(ni)可以(yi)(yi)給他發(fa)一(yi)些(xie)很(hen)棒的單車(che)(che)騎(qi)行路線，這會帶(dai)來(lai)變(bian)革性不同。
第(di)六步(bu)：合理(li)規劃內部會(hui)議
初創公司每天都有無數會議，會開的(de)多，收獲卻很少。我認為(wei)最該砍掉的(de)會議就是匯(hui)報(bao)狀況的(de)會，你不需團隊(dui)時刻匯(hui)報(bao)進展(zhan)，把這些(xie)情況寫進GoogleDoc，每周(zhou)發給大家閱讀即(ji)可。
同時(shi)做出決(jue)(jue)議前，永遠不(bu)要(yao)離開(kai)會(hui)議。也包(bao)括決(jue)(jue)策會(hui)議時(shi)，迅速作出可(ke)逆決(jue)(jue)定，初創公司大多(duo)(duo)數決(jue)(jue)策是可(ke)逆的(de)，但我們(men)花太(tai)多(duo)(duo)時(shi)間(jian)思考(kao)這些。請將正(zheng)確的(de)數據和正(zheng)確的(de)人聚(ju)集起來(lai)，自(zi)然就可(ke)以得出正(zheng)確決(jue)(jue)議。
所有決(jue)策會議(yi)都(dou)該如此，除(chu)非這是一個不可逆決(jue)議(yi)。多花點時間在這些(xie)不可逆決(jue)議(yi)上，多跟(gen)你指導者和董事們(men)溝通。作(zuo)為初創公司，你最大優勢就是規模不龐大，轉(zhuan)變(bian)起來很快。
第七步：找個助理
科技偉大(da)之處是(shi)(shi)(shi)讓(rang)我們更有(you)效率，但它也(ye)有(you)限(xian)，你應該找個(ge)助(zhu)理幫你，無論是(shi)(shi)(shi)辦(ban)公室還是(shi)(shi)(shi)遠程都可以。TaskRabbit類遠程助(zhu)理雖然可以幫你分類任務，但不知道你在想什么也(ye)無法(fa)替你做決(jue)定。
所以(yi)如果(guo)有可能，雇一個全職助(zhu)理(li)(li)，效果(guo)會(hui)超乎你(ni)想象。助(zhu)理(li)(li)除了能根(gen)據你(ni)行為，判斷你(ni)想法代(dai)你(ni)做(zuo)決定(ding)外，還能幫你(ni)分(fen)擔(dan)其他事情。
如(ru)(ru)果你沒法雇用全職助理(li)，試試虛擬助理(li)，市面上有(you)很多(duo)(duo)便宜的(de)虛擬助理(li)服務，比(bi)如(ru)(ru)Prialto，它們可(ke)以替(ti)你處理(li)很多(duo)(duo)事(shi)，比(bi)如(ru)(ru)訂購(gou)、寄(ji)送禮物、還有(you)聽寫功能、安(an)排會(hui)議等(deng)。
特別(bie)是聽(ting)寫功(gong)能(neng)。這個(ge)功(gong)能(neng)非常有效，絕(jue)不該被(bei)低估(gu)。我建議你(ni)下載一個(ge)叫Voxie的App。你(ni)只需對(dui)它說，"請寫封Email給Chris"，然后接著說內容(rong)："你(ni)好Chris，很高興早晨與你(ni)見面，謝謝你(ni)抽空過來。"這位虛擬助理可以輕松(song)做出語(yu)音記錄，當你(ni)打開(kai)收件箱(xiang)，你(ni)會看到(dao)這些語(yu)音已被(bei)整(zheng)理成文(wen)字草(cao)稿，你(ni)只需輕輕一點發送出去。
會(hui)(hui)議后的跟進(jin)工作影響很大(da)，但請問你多久才會(hui)(hui)去做？現在(zai)，你可以用語(yu)音記錄，會(hui)(hui)后立即起(qi)草(cao)。
第八：給(gei)你團隊成員一臂之力
我最近跟一(yi)位效率極高的(de)CEO聊天，他(ta)信(xin)奉"行走式管理"。這模式和它名字一(yi)樣，他(ta)每(mei)天就在辦公(gong)室來(lai)回走，跟團隊內成員一(yi)對一(yi)或(huo)小團體交(jiao)談(tan)，他(ta)問：是什(shen)么(me)(me)阻止了你(ni)(ni)工作進展？你(ni)(ni)困難是什(shen)么(me)(me)？這些(xie)是我能幫你(ni)(ni)突破的(de)瓶(ping)頸或(huo)障(zhang)礙嗎(ma)？怎樣的(de)資源或(huo)方法可以快速推進你(ni)(ni)工作？
我建議你(ni)問(wen)問(wen)你(ni)團隊成員這(zhe)些問(wen)題，然后幫他(ta)解決。如果你(ni)想讓他(ta)們高(gao)效，你(ni)就得自己高(gao)效，在他(ta)們需要時提供及時幫助。快速反應是其(qi)中一個(ge)關鍵，你(ni)還可(ke)以用AwayFind批處(chu)理(li)和處(chu)理(li)有緊(jin)急請求(qiu)的郵件(jian)，當有人發你(ni)一封高(gao)優先級郵件(jian)，你(ni)可(ke)以馬上得知。
很多時(shi)(shi)候，你(ni)會發(fa)現員工很容易就(jiu)"卡"住。他(ta)們(men)會為部署新功能或給(gei)重(zhong)要(yao)人(ren)物發(fa)郵件緊張，會為修(xiu)復(fu)一(yi)個小小Bug揮汗(han)如(ru)(ru)雨(yu)，卻(que)忽略掉整個大項目已經(jing)由此(ci)停滯！當這(zhe)類事阻礙他(ta)們(men)工作進展，你(ni)該(gai)問的最(zui)好問題是：這(zhe)個錯誤會帶(dai)來多少損失？如(ru)(ru)果200萬(wan)人(ren)里只有兩個人(ren)認為這(zhe)個新功能不(bu)完美，你(ni)根本就(jiu)沒(mei)必要(yao)浪費(fei)時(shi)(shi)間在(zai)修(xiu)復(fu)Bug上。如(ru)(ru)果你(ni)是一(yi)個管理者(zhe)，這(zhe)些地方才是你(ni)最(zui)該(gai)花的時(shi)(shi)間。
實際上，80/20法則適用任何事(shi)，80%時間該被花(hua)在(zai)重要事(shi)情上，其余(yu)20%花(hua)在(zai)瑣事(shi)上。停止(zhi)尋(xun)找完美，許多(duo)初(chu)創公司(si)雇員，特別是技術人員喜歡萬事(shi)追求完美，但這并不是你作為CEO該追求的(de)，速度(du)才是。如果你掌(zhang)握了如上技巧，可以將你70%時間最大化利(li)用，你會在(zai)開會及看郵件方面省(sheng)力不少。更重要的(de)是，你可以將省(sheng)下(xia)時間放在(zai)領導團隊，鼓舞人心、談(tan)判(pan)生(sheng)意及改(gai)變(bian)世(shi)界上。